Niejednokrotnie każdy z nas zastanawiał się jak prawidłowo skalkulować wartość diety dla pracownika, który przebywał w podróży zagranicznej np. do Niemiec, w przypadku gdy osoba taka miała zagwarantowane darmowe obiady? Delegacja zagraniczna wynosiła 4 doby plus 9 godzin.
Wszelkie kwestie i reguły związane z rozliczaniem delegacji zagranicznych zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej ustanowione w dniu 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości i warunków ustalana należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Podstawa prawna: Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)
Wartość przysługującej pracownikowi diety w zakresie delegacji zagranicznej zależy od dwóch kwestii, tj.:
1. W zależności od kraju, miejsca przeznaczenia danej podróży zagranicznej – w takiej sytuacji wysokość przysługującej diety za każdą dobę podróży w danym kraju określa załącznik do wyżej omawianego rozporządzenia w kwestii delegacji zagranicznych
2. Kolejnym i drugim czynnikiem to czas przebywania w danej podróży zagranicznej, tj.:
a) pełna każda doba podróży będzie się należeć pracownikowi dieta w całej wysokości
b) w sytuacji doby niepełnej:
- czas przebywania w delegacji do 8 godzin – należy się pracownikowi 1/3 diety
- czas przebywania w delegacji ponad 8 godzin ale nie więcej niż 12 godzin – należy się 1/2 diety
- czas przebywania w delegacji ponad 12 godzin – należy się w tym przypadku dieta w pełnej 100% wysokości
Podkreślenia wymaga fakt, iż przepisy rozporządzenia w kwestii delegacji zagranicznej dopuszczają w pewnych sytuacjach , iż możliwe jest zmniejszenie, a także podwyższenie wartości diety, tj:
1. Zmniejszenia wartości diety dopuszcza się gdy:
a) w przypadku jeżeli danemu pracownikowi zostało za granicą zapewnione całodzienne wyżywienie albo jeżeli wartość wyżywienia została zapłacone już w cenie danej karty promowej (okrętowej) – w takiej bowiem sytuacji przysługuje odbywającemu podróż służbową 25% diety wg zasad wyżej omówionych
b) w przypadku jeżeli danej osobie zapewniono w trakcie podróży zagranicznej tylko częściowe wyżywienie – to w takiej sytuacji przysługuje pracownikowi:
- na śniadanie tj. 15% wartości diety
- na obiad tj. 30% wartości diety
- na kolację tj. 20% wartości diety (tj. identycznie jak w przypadku obiadu jak w/w)
- na pozostałe wydatki tj. 25% wartości diety
2. W sytuacji kiedy dana osoba przebywa w podróży zagranicznej jako kurier dyplomatyczny – przysługuje jej zwiększona dieta o 25%