Obowiązek prowadzenia ewidencji dla podatku od towarów i usług przewidziany jest w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Uregulowanie to nie przewiduje wzoru ewidencji, jednak powinna ona umożliwiać prawidłowe ustalenie kwoty podatku. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:
- kwoty określone w art. 90 ustawy, czyli kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego;
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania;
- wysokość podatku należnego;
- kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej;
- w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Nowe brzmienie ust 3 art. 109 wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku. Zgodnie z brzmieniem nowego przepisu podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.
Ewidencja powinna zawierać w szczególności:
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokości kwoty podatku należnego,
- korekt podatku należnego,
- kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,
- korekt podatku naliczonego,
- kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
- dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodane.
Struktura jednolitego pliku dla ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT) składa się z następujących tabeli: Nagłówek, Podmiot, w którym zawarte są dane dotyczące danych identyfikujących podmiot (NIP, REGON, nazwę podmiotu oraz dane adresowe).
Tabela JPK_VAT obejmuje także:
- ewidencję sprzedaży VAT oraz nabyć towarów i usług dla których podmiot obowiązany jest naliczyć podatek należny, tj. wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów, import towarów podlegających rozliczeniu zgodnie z art. 33 a ustawy, import usług z wyłączeniem usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28 b ustawy, import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28 b ustawy, dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy (wypełnia nabywca), dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia nabywca);
- ewidencję zakupu VAT.
Ewidencja sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje część szczegółową (tabela SprzedazWiersz) zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: datę sprzedaży, datę wystawienia, numer dokumentu, nazwę nabywcy, adres nabywcy, kwoty netto i kwoty podatku należnego w zależności od poszczególnych stawek. Podsumowanie (tabela SprzedazCtrl) zawiera dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego dotyczy JPK.
Ewidencja zakupu VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje część szczegółową (tabela ZakupWiersz) zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: nazwę wystawcy, adres wystawcy, numer NIP lub inny numer służący identyfikacji podatkowej wystawcy, numer faktury, kwotę netto i kwotę podatku naliczonego. Dodatkowe pozycje nieobowiązkowe obejmują datę wpływu faktury oraz kwoty korekty podatku naliczonego. Podsumowanie (tabela ZakupCtrl) zawiera dane dotyczące liczby wierszy ewidencji zakupu, w okresie którego dotyczy JPK oraz kwotę podatku naliczonego do odliczenia.
Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK powinna uzgadniać sięz deklaracjami w podatku od towarów i usług. Pola kwot netto oraz kwot podatku wskazane w strukturze JPK odpowiadają numeracji pól w deklaracji (np. pole nr 10 w deklaracji dotyczące podstawy opodatkowania w przypadku dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku – odpowiada polu K_10).